対象・課題
誰の、どんな課題を扱うか
こんな方に
- 業務が特定の担当者に依存している会社
- 引き継ぎのたびに業務が止まる、または品質がぶれる組織
- 情報が複数の場所に散らばり、探す・確認する時間が多い会社
こんな課題を
- 担当者にしか分からない手順がある
- 手戻りや二重入力が多く、確認作業が増えている
- 情報の置き場と最新版が分からない
放置した場合
放置すると、起こり得ること
担当者の不在や退職で、業務が止まる可能性があります
手戻りが増え、負担が一部の人に集中する可能性があります
判断の根拠が残らず、改善や引き継ぎが難しくなる可能性があります
目指す状態
解決後に目指す状態
業務の手順・判断基準・情報の置き場が共有され、担当者が変わっても同じ品質で動く状態。
原因
属人化・手戻り・情報分散が起きる理由
属人化や手戻りは、個人の努力不足ではなく、業務が文書化・標準化されていない構造から起きやすくなります。
- 手順が担当者の頭の中にあり、文書になっていない
- 判断の基準が決まっておらず、人によって結果が変わる
- 情報が個人のメール・ファイル・メモに分かれている
- 業務を見直す機会と担当が決まっていない
棚卸し：何を、誰が、どれだけ行っているか
- 業務の一覧と、それぞれの目的
- 頻度と所要時間
- 担当者と、引き継ぎの状況
- 使う情報と、現場の困りごと
標準化：手順・判断基準・置き場を決める
手順書（SOP）
誰が行っても同じ手順で進められるよう、作業の流れを文書にします。
手順書（SOP）を詳しく見る →判断基準とチェックリスト
迷いやすい判断の基準と、確認の抜け漏れを防ぐ一覧を整えます。
情報の置き場とルール
どこに何があり、どれが最新版かが分かるようにします。
情報の置き場とルールを詳しく見る →仕組み化：自動化・標準化・外部化の使い分け
| 方法 | 向いている業務 | 考え方 |
|---|---|---|
| 自動化（RPA・AI） | 件数が多く、手順が決まっている定型作業 | 先に手順を整えてから自動化する |
| 社内で標準化 | 判断が必要で、社内に知見を残したい業務 | 手順と基準を文書にし、誰でも動かせるようにする |
| 外部化（BPO） | 専門性や量の面で、社内に置く利点が小さい業務 | 範囲と品質の基準を決めて任せる |
運用：回して、見直す
仕組みは作って終わりではなく、運用の中で手順や基準を見直します。見直しの担当と頻度を最初に決めます。
役割分担
CO-LINK・お客様・専門家の役割分担
CO-LINKが担うこと
- 業務の棚卸しと整理
- 手順・基準・情報の置き場の設計
- 自動化・外部化の検討と、運用の定着支援
お客様に行っていただくこと
- 業務の実態の共有
- 判断基準の確認
- 運用を担う担当者の指名
専門家が担うこと
- 労務・税務・契約など、資格に基づく判断が必要な部分（社会保険労務士・税理士など）
進め方
支援の進め方
- STEP 01
棚卸し
業務・担当・情報・困りごとを一覧にします。
- STEP 02
標準化
手順・判断基準・情報の置き場を決めます。
- STEP 03
仕組み化
自動化・社内での標準化・外部化を使い分けます。
- STEP 04
運用・見直し
回しながら、手順と基準を見直します。
実施イメージ
想定例：経理・総務の業務が一人に集中している会社
請求・支払・社内手続の手順が一人の担当者に集中し、休暇や退職のたびに業務が止まるおそれがあるとします。
業務を一覧にして頻度と判断のポイントを整理し、手順書とチェックリストを整えます。定型の部分は自動化を検討し、残る判断は社内で共有します。
整えた手順を運用で見直す担当と頻度を決め、担当者が変わっても動く状態を目指します。
上記は進め方を理解いただくための想定例であり、実在の案件や実績を示すものではありません。
よくある質問
よくあるご質問
業務改善とAI構築は、どう違いますか？
業務改善は、業務の手順・基準・情報の置き場を整えることです。AI構築は、その整理を踏まえてAIや自動化で動かす部分を担います。先に業務を整理するほうが、AIの効果を検証しやすくなります。
すべての業務を一度に見直す必要がありますか？
いいえ。負担が大きい業務や、止まると影響が大きい業務から、範囲を決めて始めます。
外部に任せる（BPO）と決めていないと、相談できませんか？
いいえ。外部化は選択肢の一つです。まず現状を整理し、社内で整える・自動化する・外部に任せるのどれが合うかを一緒に検討します。
労務や税務に関わる業務は、どう扱いますか？
資格に基づく判断が必要な部分は、有資格の専門家へおつなぎします。当社が代わりに判断することはありません。