CO-LINKLINK Brandsリンク・バック・オフィス
LINK-B／Back Office / Information Management
情報管理（ファイル・記録・共有ルール）
情報が散らばっている状態は、ツールを変えれば直りますか？
ツールを変えるだけでは散らばり方が変わるだけです。先に「何を・どこに・誰が・いつまで」残すかのルールを決め、そのルールに合う置き場所を選ぶ順番で整えます。
顧客の連絡先が担当者の携帯に、契約書が机の引き出しに、最新の見積が誰かのメールに。情報の所在が人に依存すると、探す時間と引き継ぎの不安が積み重なります。置き場所・記録・共有のルールを決め、誰でも探せる状態をつくります。
何を・どこに・誰が・いつまで。ルールが先、ツールは後。
こんな状態のときに
- 01必要な書類やデータを探すのに時間がかかり、見つからないこともある。
- 02同じ資料の最新版がどれか分からず、古い版で仕事を進めてしまう。
- 03担当者しか知らない情報が多く、不在時や退職時に業務が止まる。
- 04顧客情報・契約書など大切な情報の保管ルールが無く、扱いが人によって違う。
CO-LINKがやること・やらないこと・専門家の領域
CO-LINKがやること
- ・扱っている情報の種類（顧客・契約・見積・記録・社内資料など）と現在の置き場所を棚卸しする
- ・「何を・どこに・誰が・いつまで」残すかのルールと、命名・版管理・共有範囲の基準を決める
- ・ルールに合う置き場所へ整理し、探し方を共有する（既存のツールを活かすことを優先）
- ・運用後に守られていない箇所を点検し、ルールと置き場所を調整する
やらないこと
- ・個人情報保護法・法定保存期間など法令上の判断（弁護士・税理士・社会保険労務士の領域）
- ・ルールを決める前にツールを導入すること
- ・システム構築・データ連携・自動化の設計と実装 リンク・デラックスへ
専門家の領域
- ・弁護士（個人情報・契約書の保管に関わる法的確認）
- ・税理士（帳簿・証憑の保存要件の確認）
- ・社会保険労務士（人事・労務記録の保存要件の確認）
法的判断・税務判断・労務判断そのものは、該当分野の有資格の専門家が行います。
進め方
01
棚卸し
扱っている情報の種類と、今どこにあるかを書き出します。
02
ルール決め
何を・どこに・誰が・いつまで残すか、命名・版管理・共有範囲の基準を決めます。
03
整理と共有
ルールに合う置き場所へ整理し、探し方を全員に共有します。
04
点検と調整
守られていない箇所を点検し、ルールと置き場所を調整します。
よくあるご質問
Q今使っているツールのままでもできますか？
はい。まず既存のツールを活かす前提でルールを決めます。ルールを守るうえでどうしても足りない場合にだけ、置き場所の変更を検討します。
Q紙の書類が多いのですが。
紙のまま保管するもの、電子化するもの、廃棄してよいものを分けるところから始めます。法定保存が関わる書類は専門家に確認したうえで扱いを決めます。
Q個人情報の管理も対象ですか？
置き場所・共有範囲・アクセスの整理までを担います。個人情報保護法上の義務の判断は弁護士など専門家の領域として、必要に応じてご案内します。
Qデータを連携させて自動で集計したいのですが。
情報の整理と保管ルールまではリンク・バック・オフィスが担い、データ連携・自動集計の設計と実装はリンク・デラックスが担います。両方が関わる場合はCO-LINKが全体を調整します。