CO-LINKLINK Brandsリンク・バック・オフィス
LINK-B／Back Office / SOP & Manuals
SOP・マニュアル・チェックリスト整備
マニュアルを作っても使われないのはなぜですか？
実態と合っていないか、探しにくいか、更新する人が決まっていないかのどれかです。現場の流れから書き起こし、置き場所と更新の担当を決めると、使われ続ける手順書になります。
手順書は「正しい手順の記録」ではなく、「その業務を初めて担当する人が迷わず進める道具」です。現場の実態から書き起こし、チェックリストで抜けを防ぎ、更新の担当と頻度まで決めて定着させます。
初めて担当する人が迷わない、が手順書の基準です。
こんな状態のときに
- 01担当者の頭の中にしか手順が無く、休んだ日・辞めた後に業務が止まる。
- 02マニュアルはあるが古く、実際のやり方と違うため誰も見ていない。
- 03新しい人に教えるたびに説明が変わり、教える側の負担が大きい。
- 04チェック漏れによる差し戻しやミスが繰り返され、確認の手間が増えている。
CO-LINKがやること・やらないこと・専門家の領域
CO-LINKがやること
- ・対象業務を絞り、現場の実際の流れを聞き取り・観察して手順を書き起こす
- ・判断が必要な箇所と機械的に進める箇所を分け、チェックリストで抜けを防ぐ
- ・置き場所・探し方・更新の担当と頻度を決め、使われ続ける形にする
- ・運用後に使いにくい点を集め、手順書を改訂する
やらないこと
- ・現場を見ずに一般的なテンプレートを当てはめること
- ・法令上の手続の適否の判断（労務・税務・許認可に関わる手順は専門家が確認）
- ・手順のシステム化・自動化の設計と実装 リンク・デラックスへ
専門家の領域
- ・社会保険労務士（労務手続・就業規則に関わる手順の確認）
- ・税理士（経理・請求・決算の手順の確認）
- ・各業界の基準に詳しい専門家（福祉・建設・飲食などの記録要件）
法的判断・税務判断・労務判断そのものは、該当分野の有資格の専門家が行います。
進め方
01
対象を絞る
止まると困る業務・引き継ぎが多い業務から、最初に整備する範囲を決めます。
02
書き起こし
現場の流れを聞き取り・観察し、判断の箇所と機械的な箇所を分けて手順にします。
03
使える形にする
チェックリストを添え、置き場所・探し方・更新の担当と頻度を決めます。
04
運用と改訂
実際に使ってもらい、使いにくい点を集めて改訂を続けます。
よくあるご質問
Qどの業務から手をつければよいですか？
担当者が一人しかいない業務、引き継ぎが多い業務、ミスの差し戻しが多い業務から始めることをお勧めします。初回のヒアリングで一緒に優先順位を決めます。
Q動画や画面録画でも作れますか？
可能です。文章・チェックリスト・画面録画など、業務の性質と現場の使いやすさに合わせて形式を選びます。形式より「初めての人が迷わないか」を基準にします。
Q作った後の更新は誰がしますか？
社内の担当と更新の頻度を整備時に決めます。ご希望があれば、定期点検と改訂の運用をリンク・バック・オフィスが担うこともできます。
Q法律に関わる手順も書いてもらえますか？
手順の流れとしては書き起こしますが、労務・税務・許認可に関わる箇所の適否は社会保険労務士・税理士・行政書士などの専門家に確認してもらい、確認済みであることを手順書に明記します。