CO-LINKLINK Brandsリンク・バック・オフィス
LINK-B／Back Office / Workflow Improvement
業務フロー改善
業務フローの改善は、何から始めればよいですか？
まず「今、実際にどう流れているか」を人の動きと書類の動きで書き出します。理想像より先に現状を可視化すると、詰まりの場所と原因が見え、直す順番が決まります。
受注から請求、採用から入社、問い合わせから対応完了まで、業務は人と情報の受け渡しの連なりです。現状を可視化し、詰まりと重複を取り除き、誰が担当しても同じ流れで回る状態をつくります。
理想像の前に、現状の流れを書き出すところから。
こんな状態のときに
- 01同じ確認を何度も繰り返している、誰に聞けばよいか分からない、という声が現場から出ている。
- 02担当者ごとにやり方が違い、引き継ぎのたびに手順が変わってしまう。
- 03情報が紙・メール・チャット・表計算に散らばり、最新の状態が誰にも分からない。
- 04改善したい気持ちはあるが、日々の業務に追われ、整理する時間が取れない。
CO-LINKがやること・やらないこと・専門家の領域
CO-LINKがやること
- ・現状の流れ（人の動き・書類や情報の動き・判断のポイント）を一緒に書き出し、可視化する
- ・詰まり・重複・抜けを特定し、直す順番と担当を決める
- ・整った後の流れを、手順書・チェックリスト・受け渡しのルールとして定着させる
- ・定着後も点検を続け、業務の変化に合わせて流れを更新する
やらないこと
- ・現場の実態を見ずに、一般的な「あるべき姿」を押しつけること
- ・法令上の判断を要する手続の設計（労働時間管理・安全衛生などの法的要件は専門家が確認）
- ・業務の自動化ツール・システムの選定と実装 リンク・デラックスへ
専門家の領域
- ・社会保険労務士（労働時間・就業規則に関わる流れの法的確認）
- ・税理士（経理・請求・決算に関わる処理の確認）
- ・各業界の許認可・基準に詳しい専門家（福祉・建設・飲食などの記録要件）
法的判断・税務判断・労務判断そのものは、該当分野の有資格の専門家が行います。
進め方
01
現状
今の流れを、人と情報の動きで書き出します。良し悪しの評価はまだしません。
02
整う前
詰まり・重複・抜けを特定し、直す順番と担当を決めます。小さく試して確かめます。
03
整った後
一本の流れを手順書・チェックリスト・受け渡しルールにし、誰が担当しても回る状態にします。
04
運用と更新
定期的に点検し、業務の変化に合わせて流れを更新します。
よくあるご質問
Qどのくらいの期間がかかりますか？
業務の範囲と現状の整理度合いによって変わります。初回のヒアリングで対象の業務を絞り、現状の可視化から始める範囲と順番をご提案します。
Q現場の負担は増えませんか？
現状の書き出しは、日々の業務の合間に短時間で進められる形にします。整った後は確認や探し物の手間が減ることを目指しており、負担を増やすことが目的ではありません。
Qツールの導入とセットで考えたほうがよいですか？
流れが整う前にツールを入れると、散らばり方が変わるだけになりがちです。まず流れを整え、必要な場合はリンク・デラックスと連携して自動化やシステム化を検討します。
Q手順書だけ作ってもらうことはできますか？
可能ですが、現状の流れを一緒に確認したうえで作ります。実態と合わない手順書は使われなくなるためです。